Em uma operação que armazena medicamentos, vacinas, reagentes, bolsas de sangue, amostras ou outros materiais termossensíveis, registrar a temperatura é uma prática fundamental. 

Mas existe uma diferença importante entre ter registros e ter rastreabilidade. 

Uma sequência de temperaturas pode mostrar que, em determinado momento, houve uma alteração. Sozinha, porém, ela nem sempre responde às perguntas que surgem depois: 

Quando o desvio começou? Quanto tempo durou? Qual foi a temperatura máxima ou mínima atingida? Alguém recebeu um alerta? Houve alguma intervenção? O que foi feito? A condição voltou ao esperado? É possível recuperar essas informações posteriormente? 

É nesse ponto que a rastreabilidade ganha outra dimensão. 

Mais do que acumular dados, uma gestão madura da cadeia fria precisa ser capaz de transformar informações em contexto para compreender eventos, sustentar decisões e reduzir incertezas. 

Registrar temperatura e ter rastreabilidade são a mesma coisa? 

Não. 

O registro de temperatura é uma parte importante da rastreabilidade, mas não representa todo o processo. 

Imagine que uma instituição possua uma planilha mostrando que um refrigerador estava a 4 °C às 8h, 5 °C às 12h e 4 °C às 16h. 

Esses registros oferecem informações sobre três momentos do dia. 

Mas o que aconteceu entre eles? 

Se houve uma alteração às 10h e a temperatura retornou à faixa esperada antes da próxima medição, essa ocorrência pode não estar representada naquele conjunto de dados. 

Esse exemplo mostra uma diferença essencial: 

um registro pontual informa uma condição em determinado momento. A rastreabilidade busca permitir a reconstrução do comportamento da operação ao longo do tempo. 

Quanto mais crítico for o material armazenado, mais relevante se torna essa capacidade. 

 

O custo da incerteza na cadeia fria

Existe um risco que nem sempre aparece imediatamente nos indicadores da operação: não saber exatamente o que aconteceu. 

Considere uma situação em que uma alteração de temperatura seja identificada, mas os registros disponíveis não permitam determinar com clareza quando ela começou ou por quanto tempo permaneceu. 

A partir daí, surgem novas dúvidas. 

Os materiais foram efetivamente expostos a uma condição inadequada? 

Por quanto tempo? 

A ocorrência aconteceu uma única vez ou se repetiu? 

Houve algum evento operacional associado? 

É possível identificar um padrão? 

Quanto menor a qualidade e a disponibilidade das informações, maior pode ser a dificuldade para responder a essas perguntas. 

Por isso, a ausência de dados não representa apenas uma lacuna documental. 

Ela pode se transformar em incerteza operacional. 

E incerteza dificulta decisões. 

Dados precisam contar a história do que aconteceu 

Em uma cadeia fria orientada por dados, não basta perguntar: 

“Qual é a temperatura agora?” 

Também é importante conseguir responder: 

“Como chegamos até aqui?” 

Essa mudança de perspectiva transforma o histórico de temperatura em uma ferramenta de gestão. 

Uma curva ao longo do tempo, por exemplo, pode permitir a identificação de comportamentos que dificilmente seriam percebidos em uma leitura isolada. 

Alterações recorrentes em determinados horários, recuperação mais lenta da temperatura, eventos associados à abertura de portas ou mudanças de comportamento ao longo das semanas podem fornecer informações relevantes sobre a rotina. 

O dado deixa de ser apenas um número armazenado. 

Passa a oferecer contexto. 

O que uma boa rastreabilidade deve permitir? 

A necessidade de cada operação pode variar, mas uma estrutura de rastreabilidade deve ajudar a responder perguntas fundamentais sobre as condições de armazenamento. 

Entre elas: 

• Qual era a temperatura em determinado período? 

• Houve algum desvio? 

• Quando ele começou? 

• Quanto tempo durou? 

• Qual foi a condição registrada durante o evento? 

• O evento foi identificado no momento em que aconteceu? 

• Quem recebeu a informação? 

• Houve alguma ação? 

• Existem registros disponíveis para análise posterior? 

• É possível comparar o comportamento atual com períodos anteriores? 

 

Perceba que essas perguntas vão além de simplesmente confirmar se existe um histórico de temperatura. 

Elas verificam se os dados disponíveis realmente ajudam a compreender a operação.

 

Histórico não deve servir apenas para olhar o passado

Uma das funções mais conhecidas dos registros é permitir a consulta posterior. 

Isso é importante para investigações, análises internas, auditorias e avaliação de ocorrências. 

Mas dados também podem ter valor antes que um problema maior aconteça. 

Quando observados ao longo do tempo, eles podem ajudar a identificar comportamentos recorrentes e alterações que merecem atenção. 

Imagine, por exemplo, que determinado equipamento continue mantendo as condições previstas, mas apresente uma mudança progressiva no comportamento de recuperação térmica. 

Uma leitura isolada talvez não revele nada incomum. 

Uma análise histórica pode mostrar que existe uma tendência diferente daquela observada anteriormente. 

Isso não significa que qualquer variação represente necessariamente uma falha. 

Significa que dados históricos podem ampliar a capacidade de análise da operação. 

Ter dados não significa necessariamente ter informação 

Uma instituição pode armazenar milhares de registros e ainda assim ter dificuldade para utilizá-los. 

Isso acontece quando os dados existem, mas são difíceis de localizar, interpretar ou relacionar. 

Por isso, quantidade não deve ser confundida com qualidade da informação. 

Para apoiar a gestão, os dados precisam ser: 

• confiáveis; 

• acessíveis; 

• organizados; 

• contextualizados; 

• disponíveis quando necessários. 

Um grande volume de informações sem capacidade de análise pode criar apenas um arquivo maior. 

O objetivo da rastreabilidade não é simplesmente guardar mais dados. 

É tornar possível recuperar as informações relevantes para entender uma situação e apoiar uma decisão.

 

Registrar, detectar, comunicar e agir

Uma maneira de compreender a maturidade da cadeia fria é observar quatro capacidades diferentes.

 

Registrar

É manter um histórico das condições da operação. 

O registro permite consultar posteriormente o comportamento da temperatura e reconstruir determinados períodos.

 

Detectar

É identificar que existe uma condição que exige atenção. 

Isso permite que o dado deixe de ser apenas histórico e passe a ter valor operacional. 

 

Comunicar

É fazer com que a informação relevante chegue às pessoas responsáveis. 

Um desvio identificado, mas não comunicado a quem pode agir, limita a capacidade de resposta. 

 

Agir

É transformar a informação em uma decisão conforme os procedimentos definidos pela instituição. 

É nessa última etapa que tecnologia, processos e pessoas se encontram. 

 

Uma gestão madura precisa pensar nas quatro capacidades de maneira integrada. 

E onde entra o monitoramento em tempo real? 

Monitoramento contínuo e rastreabilidade estão relacionados, mas não são exatamente a mesma coisa. 

O monitoramento permite acompanhar condições da operação e identificar eventos. 

A rastreabilidade amplia esse valor ao preservar um histórico que permita compreender o que aconteceu e analisar o comportamento ao longo do tempo. 

Quando essas capacidades estão conectadas, o gestor deixa de depender apenas de verificações pontuais. 

Ele passa a ter mais visibilidade sobre a operação. 

Soluções como o Indrel Cloud podem contribuir para essa estratégia ao permitir o acompanhamento remoto das condições dos equipamentos, registros históricos e gerenciamento de informações relacionadas ao monitoramento. 

Mas a tecnologia, sozinha, não cria uma gestão baseada em dados. 

É preciso definir o que monitorar, quem acompanha, quais situações exigem atenção e como a instituição responde às informações recebidas. 

 

Rastreabilidade também é importante quando tudo está funcionando 

É comum associar registros à investigação de problemas. 

Mas uma boa rastreabilidade também tem valor quando não há ocorrências críticas. 

O histórico pode ajudar a demonstrar consistência operacional, acompanhar comportamentos, apoiar análises e fornecer evidências sobre as condições de armazenamento ao longo do tempo. 

Isso é especialmente relevante em ambientes nos quais qualidade e conformidade fazem parte da rotina. 

Hospitais, laboratórios, bancos de sangue, centros de pesquisa e instituições que armazenam materiais termossensíveis precisam não apenas operar dentro de parâmetros definidos, mas também manter informações que permitam acompanhar e demonstrar essas condições quando necessário. 

Nesse contexto, rastreabilidade deixa de ser apenas uma resposta a problemas. 

Ela passa a fazer parte da governança da cadeia fria. 

Sua operação consegue reconstruir um evento? 

Existe uma pergunta simples que ajuda a avaliar a maturidade da rastreabilidade. 

Imagine que hoje seja identificada uma ocorrência relacionada a um material armazenado há alguns dias. 

A instituição conseguiria recuperar rapidamente as informações necessárias para entender as condições daquele período? 

Seria possível identificar: 

• o comportamento da temperatura; 

• eventuais desvios; 

• duração das alterações; 

• alarmes registrados; 

• informações relevantes para a análise; 

• ações tomadas pela equipe? 

 

Se reunir essas respostas exigir procurar planilhas diferentes, consultar registros manuais, conversar com diversas pessoas ou reconstruir o evento com base em memória, existe uma fragilidade. 

O problema não é necessariamente a ausência total de dados. 

Pode ser a fragmentação da informação.

 

Da rastreabilidade para a gestão baseada em dados

À medida que a cadeia fria amadurece, os dados deixam de servir apenas como comprovação do passado. 

Eles começam a participar das decisões do presente. 

Históricos podem apoiar análises de comportamento. Eventos recorrentes podem revelar pontos de atenção. Indicadores podem ajudar gestores a comparar períodos, equipamentos ou operações. 

Esse é um passo importante na evolução da cadeia fria: 

sair de uma gestão reativa para uma gestão cada vez mais orientada por evidências. 

A pergunta deixa de ser apenas: 

“A temperatura está dentro da faixa?” 

E passa a incluir: 

“O que os dados estão nos mostrando sobre a nossa operação?” 

Essa mudança amplia a capacidade de identificar riscos, priorizar ações e tomar decisões com mais contexto. 

 

Rastreabilidade reduz o espaço para decisões baseadas em suposições 

Em operações críticas, nem sempre será possível eliminar completamente a ocorrência de eventos inesperados. 

Equipamentos podem apresentar falhas. Processos podem sofrer interferências. Condições externas podem mudar. 

A diferença está na capacidade de entender o que aconteceu. 

Quanto mais confiáveis e acessíveis forem as informações, menor tende a ser a necessidade de reconstruir um evento com base em estimativas, lembranças ou suposições. 

Por isso, rastreabilidade não deve ser vista apenas como uma obrigação documental. 

Ela é uma ferramenta de segurança, gestão e tomada de decisão. 

 

A pergunta não é apenas se você registra a temperatura 

Registrar continua sendo essencial. 

Mas, à medida que as operações se tornam mais conectadas e orientadas por dados, outra pergunta ganha importância: 

o que sua instituição consegue fazer com as informações que registra? 

Uma cadeia fria madura precisa conseguir acompanhar condições, identificar alterações, recuperar históricos, compreender eventos e transformar dados em decisões. 

Porque, quando existe uma ocorrência, ter números armazenados pode não ser suficiente. 

É preciso conseguir responder: 

o que aconteceu, quando aconteceu e quais informações temos para tomar a próxima decisão? 

A Indrel desenvolve soluções de refrigeração científica e monitoramento para operações que exigem estabilidade térmica, rastreabilidade e maior visibilidade sobre a cadeia fria. 

Converse com um especialista Indrel e conheça soluções para uma gestão da cadeia fria cada vez mais orientada por dados.