Refrigeradores e freezers científicos desempenham uma função essencial em hospitais, laboratórios, clínicas, bancos de sangue, farmácias, universidades, centros de pesquisa e serviços de vacinação. Esses equipamentos são utilizados para conservar vacinas, medicamentos, amostras biológicas, reagentes, bolsas de sangue e outros materiais que dependem de condições controladas. 

Entretanto, a segurança da conservação não depende somente da tecnologia presente no equipamento. 

Escolher a capacidade adequada, compreender o desempenho térmico e conhecer o funcionamento do sistema de refrigeração são etapas importantes. Depois que o equipamento entra em operação, porém, começa um processo que precisa continuar durante toda a sua utilização: a gestão. 

Isso envolve cadastrar o equipamento, acompanhar seu histórico, planejar manutenções, monitorar as condições de funcionamento, manter documentos acessíveis e capacitar as equipes. 

Em grandes hospitais, parte dessas atividades pode ser coordenada pela engenharia clínica. Em instituições menores, elas podem ficar sob a responsabilidade da manutenção, da qualidade, da farmácia, do laboratório, do responsável técnico ou da própria gestão. 

Mais importante do que o nome do setor é garantir que as responsabilidades estejam definidas e que o equipamento não seja acompanhado apenas quando apresenta algum problema. 

 

A gestão começa antes da instalação 

A gestão de um equipamento científico pode começar antes mesmo da aquisição. 

Para escolher uma solução adequada, a instituição precisa compreender o material que será armazenado, a faixa de temperatura necessária, a quantidade média e máxima, a frequência de abertura da porta e a configuração interna exigida pela rotina. 

Também é necessário avaliar o local de instalação. Espaço disponível, portas, corredores, elevadores, ventilação, infraestrutura elétrica e proximidade de fontes de calor podem influenciar o recebimento, a instalação e o funcionamento. 

Esse planejamento deve reunir as pessoas envolvidas na utilização e na gestão do equipamento. 

A farmácia, o laboratório, o banco de sangue ou o serviço de vacinação conhecem as necessidades dos materiais armazenados. A qualidade compreende os procedimentos e registros necessários. A manutenção ou a engenharia clínica avalia as condições técnicas, a instalação e as futuras intervenções. 

Quando essas informações são reunidas, a decisão deixa de considerar apenas a capacidade em litros ou uma lista de características. O equipamento passa a ser analisado de acordo com a aplicação, a rotina e a estrutura disponível. 

 

Cadastro e histórico do equipamento 

Após o recebimento e a instalação, o equipamento deve ser incorporado aos controles da instituição. 

O cadastro pode reunir informações como modelo, número de série, localização, setor responsável, data de entrada em operação e documentação técnica. Ao longo do tempo, devem ser acrescentados os registros de manutenções, calibrações, qualificações, substituições de componentes, treinamentos e mudanças de local. 

Esse histórico facilita consultas e evita que informações importantes fiquem dispersas entre setores, arquivos, ordens de serviço e mensagens. 

Nos estabelecimentos de saúde abrangidos pela RDC nº 509/2021, o gerenciamento das tecnologias deve considerar sua trajetória desde a entrada na instituição até a destinação final. A norma também determina que as atividades realizadas durante esse processo sejam sistematicamente registradas. 

A resolução inclui o refrigerador entre os exemplos de equipamentos de apoio. Isso reforça que a gestão não deve começar apenas quando ocorre uma falha, mas fazer parte de um processo planejado. 

Mesmo nas instituições submetidas a outras regulamentações, manter um cadastro organizado representa uma boa prática. O histórico permite conhecer o equipamento, acompanhar intervenções e identificar situações recorrentes. 

 

A manutenção deve fazer parte da gestão

A manutenção não deve começar somente quando o equipamento apresenta uma falha. 

Em operações que envolvem vacinas, medicamentos, amostras e outros materiais termossensíveis, acompanhar preventivamente as condições do equipamento é parte da gestão da conservação. 

Para as operações abrangidas pela RDC nº 430/2020, a Anvisa determina a existência de um programa de manutenção preventiva para os equipamentos que exercem impacto sobre a qualidade dos medicamentos. A norma também estabelece que reparos, manutenções e calibrações não devem comprometer a qualidade dos produtos armazenados. 

Nos estabelecimentos de saúde abrangidos pela RDC nº 509/2021, as tecnologias devem ser gerenciadas durante toda a sua permanência na instituição. As atividades realizadas precisam ser acompanhadas e registradas dentro do Plano de Gerenciamento correspondente. 

Na prática, isso significa que a manutenção deve ser planejada, documentada e compatível com a importância do equipamento para a operação. 

A periodicidade pode considerar as recomendações do fabricante, o histórico de funcionamento, a intensidade de uso, a criticidade dos materiais armazenados e as exigências aplicáveis à instituição. Não existe um único intervalo que possa ser adotado indistintamente por todos os serviços. 

Também é importante observar alterações no comportamento do equipamento, como alarmes recorrentes, dificuldades de vedação, ruídos incomuns ou outras mudanças perceptíveis no funcionamento. 

Isso não significa que o usuário deva realizar intervenções técnicas. Ao identificar uma situação diferente, a equipe deve registrar as informações e comunicá-las ao setor responsável ou à assistência técnica. 

As intervenções precisam ser realizadas por profissionais capacitados. Depois do serviço, o registro deve ser incorporado ao histórico do equipamento, permitindo verificar o que foi realizado e se existe recorrência. 

 

A relação entre tecnologia Inverter e eficiência energética

Um dos benefícios associados à tecnologia Inverter é a possibilidade de utilizar energia de maneira mais racional. 

Nos sistemas de velocidade fixa, o compressor opera em uma condição predeterminada sempre que é acionado. No sistema Inverter, a rotação pode ser ajustada conforme a necessidade, evitando que o compressor trabalhe constantemente em intensidade elevada quando a demanda é menor. 

Isso não significa que a presença da palavra “Inverter” na ficha técnica seja suficiente para garantir baixo consumo. A eficiência energética depende do projeto completo do equipamento. 

O isolamento térmico precisa reduzir as trocas de calor com o ambiente. A porta deve apresentar vedação adequada. A circulação interna precisa distribuir a refrigeração de forma eficiente. O controle eletrônico deve interpretar as condições de funcionamento e comandar corretamente o compressor. 

Também existem fatores relacionados à utilização. A frequência e a duração das aberturas da porta, a organização interna, a quantidade de materiais, a temperatura dos produtos inseridos e as condições do local de instalação influenciam diretamente a demanda do sistema. 

Portanto, a tecnologia Inverter contribui para a eficiência ao permitir a modulação, mas os resultados dependem da integração entre tecnologia, projeto e rotina de uso. 

 

Monitorar a temperatura também é uma exigência regulatória

O monitoramento não deve ser entendido apenas como um recurso adicional do equipamento. Em diferentes aplicações da cadeia fria, registrar e acompanhar a temperatura faz parte das exigências sanitárias. 

Nas operações abrangidas pela RDC nº 430/2020, as áreas de armazenamento devem possuir equipamentos e instrumentos necessários ao controle e ao monitoramento da temperatura e da umidade requeridas. 

Para medicamentos termolábeis, a norma determina o monitoramento e o controle da temperatura durante o armazenamento e o transporte. Os registros de temperatura e umidade devem ser mantidos por, no mínimo, dois anos após sua geração. 

A resolução também estabelece que os instrumentos sejam calibrados antes do primeiro uso e, posteriormente, em intervalos definidos e justificados com base no desempenho e na sensibilidade da medição. 

Nos serviços de vacinação, a RDC nº 197/2017 estabelece o registro diário das temperaturas mínima e máxima dos equipamentos destinados à conservação das vacinas, utilizando instrumentos devidamente calibrados. 

Essas exigências mostram que visualizar a temperatura no painel é apenas uma parte do processo. A instituição precisa acompanhar os dados, conservar os registros e definir como agir quando uma condição exigir atenção. 

É importante observar que os requisitos variam conforme o tipo de instituição, a atividade realizada, o material armazenado e a regulamentação aplicável. Cada organização deve avaliar suas obrigações com o responsável técnico e a área de qualidade.

 

Alarmes precisam gerar ações

Os equipamentos científicos podem emitir alarmes e alertas relacionados às condições de funcionamento. Entretanto, a presença desses recursos não substitui a definição de responsabilidades. 

A instituição precisa determinar quem recebe a informação, quem avalia a ocorrência e quais medidas podem ser adotadas. Também deve considerar os períodos noturnos, finais de semana, feriados e momentos com equipes reduzidas. 

Um alarme somente cumpre sua função quando é percebido, compreendido e tratado. 

A resposta pode envolver diferentes áreas. A manutenção ou a assistência técnica avalia o equipamento. A farmácia, o laboratório ou o responsável técnico analisa os materiais armazenados. A qualidade acompanha os procedimentos e registros. A infraestrutura verifica as condições elétricas e ambientais. 

Quando esse fluxo não está definido, a mesma informação pode chegar a várias pessoas sem que ninguém assuma a condução. Em outros casos, o alerta pode ser percebido apenas por quem está próximo ao equipamento. 

Por isso, as responsabilidades devem estar formalizadas e ser conhecidas pela equipe. 

 

Como o monitoramento remoto apoia a gestão? 

O monitoramento remoto amplia a visibilidade sobre os equipamentos científicos. 

Quando conectado ao Indrel Cloud, o equipamento pode enviar alertas programáveis por WhatsApp e e-mail. Assim, as pessoas definidas pela instituição podem receber informações mesmo quando não estão diante do painel. 

O sistema também permite o acompanhamento remoto e a emissão de relatórios, facilitando o acesso ao histórico e às informações registradas. 

Esses recursos podem apoiar as equipes de qualidade, manutenção, engenharia clínica, farmácia, laboratório e os responsáveis técnicos. Entretanto, a tecnologia precisa estar integrada a um processo interno. 

 

Antes de configurar os alertas, é importante definir: 

• Quem deve receber cada tipo de informação? 

• Quem avaliará a ocorrência? 

• Como será realizado o encaminhamento interno? 

• Quem poderá acionar a assistência técnica? 

• Os contatos cadastrados estão atualizados? 

 

O monitoramento remoto não substitui os procedimentos internos, as verificações da rotina, a calibração dos instrumentos ou a manutenção. Ele acrescenta uma camada de acompanhamento e contribui para que as informações cheguem às pessoas responsáveis com maior agilidade.

 

Capacitação também faz parte da gestão 

A gestão dos equipamentos científicos depende das pessoas que os utilizam diariamente. 

Os profissionais precisam compreender as informações apresentadas no painel, reconhecer alarmes, saber como organizar os materiais e identificar quais ações estão autorizados a realizar. 

O treinamento não deve ficar restrito ao momento da instalação. Com o passar do tempo, novos profissionais entram na equipe, pessoas mudam de setor e procedimentos são atualizados. 

Sem capacitação contínua, o conhecimento pode ficar concentrado em poucos colaboradores. Quando essas pessoas não estão presentes, aumentam as dúvidas sobre a utilização e sobre como responder a uma ocorrência. 

A RDC nº 509/2021 estabelece que os estabelecimentos por ela abrangidos implementem um programa de educação continuada para os profissionais envolvidos no gerenciamento das tecnologias em saúde. 

A Universidade Indrel oferece treinamentos gratuitos para apoiar as equipes no uso dos equipamentos e das tecnologias da marca. A capacitação está disponível nas modalidades EaD, online ao vivo e presencial, que pode ocorrer na própria Indrel ou na instituição. 

Capacitar não significa apenas ensinar a operar comandos. É ajudar os profissionais a compreender o papel do equipamento dentro da rotina de conservação. 

 

A comunicação entre as áreas evita lacunas 

A gestão dos equipamentos científicos raramente pertence a um único setor. 

Em um hospital, ela pode envolver engenharia clínica, farmácia, laboratório, banco de sangue, qualidade, manutenção, patrimônio, infraestrutura e tecnologia da informação. Em clínicas, farmácias, laboratórios ou secretarias de saúde, uma equipe menor pode acumular várias dessas funções. 

Independentemente do tamanho da instituição, cada responsabilidade precisa estar clara. 

A equipe responsável pelo material armazenado deve saber quem acionar diante de um alerta. A manutenção precisa conhecer a criticidade da aplicação antes de programar uma intervenção. A qualidade deve ter acesso aos registros. A gestão precisa saber quais equipamentos estão em operação e quais serviços estão previstos. 

Não é necessário transformar a rotina em um processo excessivamente burocrático. O objetivo é evitar que informações importantes dependam somente da memória ou da disponibilidade de uma pessoa. 

 

O acompanhamento precisa continuar

A operação pode mudar ao longo do tempo. 

A instituição pode ampliar o estoque, receber novos tipos de materiais, aumentar a frequência de acesso ou alterar a organização do setor. Também podem ocorrer mudanças nas equipes e nos procedimentos internos. 

Por isso, é importante avaliar periodicamente se o equipamento continua adequado à aplicação e se os controles permanecem atualizados. 

O volume utilizado continua compatível com a capacidade? Os alertas estão configurados para as pessoas corretas? As manutenções estão atualizadas? Os registros estão acessíveis? As equipes sabem utilizar o equipamento? 

Soluções como o Indrel Care podem apoiar a continuidade dos serviços e cuidados relacionados ao equipamento. O Indrel Cloud amplia o monitoramento e o acesso às informações. A Universidade Indrel contribui para a capacitação das equipes. 

Cada solução possui uma função diferente, mas todas reforçam um mesmo princípio: a relação com o equipamento não termina após a entrega.

 

Tecnologia, pessoas e processos

Um equipamento científico faz parte de uma estrutura formada por tecnologia, pessoas e processos. 

A tecnologia oferece recursos para refrigeração, controle, medição, alarmes e monitoramento. As pessoas interpretam as informações e tomam decisões. Os processos definem responsabilidades e orientam como a instituição deve agir. 

Quando um desses elementos não é acompanhado, surgem lacunas. 

Gerenciar equipamentos científicos significa acompanhar sua trajetória: planejamento, recebimento, instalação, cadastro, utilização, manutenção, monitoramento, capacitação e atualização das informações. 

Mais do que controlar um patrimônio, essa gestão contribui para proteger os materiais armazenados e apoiar a continuidade da operação. 

Porque, quando vacinas, medicamentos, amostras, reagentes e bolsas de sangue dependem de condições controladas, cuidar do equipamento também é uma forma de preservar vidas.

 

Como os equipamentos científicos são acompanhados na sua instituição? Clique aqui e conheça o Indrel Care, o Indrel Cloud e os treinamentos gratuitos da Universidade Indrel para fortalecer a manutenção, o monitoramento e a capacitação das equipes.